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Lavorare da remoto può sembrare semplice e comodo, ma è necessario utilizzare strumenti e mettere in pratica azioni che ti aiuteranno a ridurre la procrastinazione, mentre soddisfano tutti i compiti da eseguire.

Migliora il tuo Smart Working: ecco come

Considera la flessibilità del tempo

La flessibilità è di grande importanza per bilanciare l’equilibrio tra lavoro e vita personale, specialmente quando vengono trasposte nello stesso campo.

L’uso di uno strumento di rilevazione del tempo ti consentirà di conoscere quanto tempo impieghi a svolgere le tue attività, contribuendo a stabilire la flessibilità e diminuendo lo stress.

Non dimenticare interruzioni e disconnessioni

Il rispetto dei momenti di riposo e di disconnessione contribuiscono ad aumentare la produttività e le prestazioni.

Ogni 2 ore prendi una pausa tra 10 o 15 minuti, muoviti e allontanati dal computer. È dimostrato che il nostro cervello può mantenere un certo tempo di concentrazione, quindi queste pause dovrebbero anche essere programmate nell’agenda del giorno per liberare la mente e mantenere i livelli di prestazione durante tutto il giorno.

Pianifica la tua giornata ed evita le distrazioni

Controlla la tua agenda per il giorno, controlla la tua casella di posta e cerca le task più urgenti. Un buon esercizio consiste nel definire i due o tre compiti più importanti o che impiegheranno più tempo prima di iniziare la giornata. Quando li finisci, puoi aggiungerne altri secondari.

Avere un piano per come sarà la giornata eviterà la procrastinazione e la perdita della vista su ciò che è importante e urgente, facendo diminuire la produttività del lavoro.

D’altra parte, le distrazioni possono manifestarsi in modi diversi, se pensi alla molteplicità di stimoli che ti circondano. Sicuramente i cellulari prenderanno gran parte della tua concentrazione e capacità di attenzione. Per questo devi imparare a gestirne l’uso, anche riservandoli ai momenti di svago e riposo pianificati.

Allo stesso modo, i social network che possono interrompere con notifiche costanti, acquisti online o piattaforme video come YouTube o Netflix dovrebbero essere riservati esclusivamente al termine delle attività assegnate.

Applica delle tecniche di produttività del lavoro

Esistono numerose pratiche che puoi applicare durante le sessioni di smart working e che mirano a gestire il tempo lontano dall’ufficio.

I metodi più noti è più utilizzati sono:

Mangiarsi una rana

Creato da Brian Tracy e basato su una famosa citazione di Mark Twain (“mangia una rana al mattino e non ti accadrà nulla di peggio durante il giorno”), con questa tecnica si cerca di distribuire compiti nel tempo in base al loro ordine di importanza, svolgendo prima il più complicato.

Generalmente tendiamo a lasciare quei compiti più complessi e meno piacevoli, ma con la stanchezza di fine giornata, come regola generale finiscono per essere svolti il giorno seguente. Pertanto, se utilizziamo i momenti di maggiore energia al mattino per questi compiti, il resto sarà più facile.

Pomodoro

Sviluppata da Francesco Cirillo, questa tecnica aiuta a gestire il tempo durante il giorno, dividendolo in intervalli di 25 minuti, con una pausa di 5 minuti.

In questi frammenti di tempo dovrai dedicarti ad un solo compito, con la massima concentrazione e senza distrazioni. Ogni quattro blocchi o intervalli, ci sarà un periodo di riposo più lungo (circa 15-20 minuti). In questo modo è possibile migliorare le prestazioni e l’agilità mentale.

Kanban

Questa tecnica, che riconosce la qualità sulla velocità, propone di dividere o frammentare ogni processo in fasi o sotto-attività definite che devono essere completate prima che inizi quella successiva.

Creato in Toyota, viene utilizzato per monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, visualizzare l’intero processo, determinare i lavori in corso e misurare il tempo necessario per completare un’attività.

Usa gli strumenti giusti

Esistono diversi tool che aiutano a migliorare la produttività e l’efficacia durante il telelavoro. Oltre ad essere facili da usare, consentono una comunicazione senza interruzioni tra i membri del team.

Ad esempio, nel campo della messaggistica, applicazioni come Slack o Teams consentono un’ottima integrazione generando gruppi o chat personalizzate.

Per quanto riguarda le videochiamate, troviamo il già noto Zoom e Google Meet come un’ottima alternativa.

Lo scambio di documenti di ogni tipo può essere effettuato in modo sicuro e gratuito con piattaforme come Google Drive o WeTransfer che consentono la condivisione di file tra utenti diversi e possono essere facilmente integrati.

Come hai migliorato la tua produttività in Smart Working?