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Il tempo è la risorsa di ogni freelance. Imparare a gestirlo ti renderà sicuramente più produttivo, ti permetterà di ottimizzare i tempi morti e soprattutto ti aiuterà a lavorare a più progetti e guadagnare di più senza dover aumentare le ore che dedichi ai tuoi clienti.

Scopri quale di queste tre tecniche fa al caso tuo:

1) Pomodoro

Questo metodo, ideato alla fine degli anni ’80 da Francesco Cirillo, sviluppatore software ed imprenditore di origini italiane, prende il nome dai timer a forma di pomodoro, spesso utilizzati in cucina per tenere sott’occhio i tempi di cottura. L’obiettivo è quello di concentrarsi su una successione di eventi regolari per alleviare l’ansia che associ al ‘divenire’.

La tecnica prevede 5 semplici passi:

- scegli un’attività da completare;

- imposta il timer a 25 minuti;

- lavora sulla tua attività senza distrazioni finché il timer non avrà suonato;

- interrompi tutto per 5 minuti (fai una passeggiata in giro per la stanza, bevi acqua, guarda fuori dalla finestra;

- Ogni 4 “pomodori” prenditi una pausa più lunga di 15-30 minuti (approfittane per verificare l’organizzazione la giornata, ascoltare la segreteria telefonica, scaricare velocemente l’email, o meglio ancora per fare un po’ di ginnastica).

Al termine della giornata verifica quanti pomodori hai impiegato per completare ogni attività e valuta come puoi migliorare la tua efficienza in seguito.

Per applicare questa tecnica avrai bisogno di: un timer da cucina o un qualsiasi altro timer (la maggior parte degli smartphone ne ha uno associato alla funzione orologio), un pezzo di carta o un file in cui compilare la lista delle cose da fare e tenere traccia del tuo progresso, un altro in cui riassumere la giornata.

Fa per te se: hai spesso bisogno di nuovi stimoli, se ti distrai facilmente o se hai difficoltà a concentrarti per lunghi periodi.

2) La matrice di Eisenhower

Ogni freelance ha ogni giorno una lista pressoché infinita di cose da fare, per lo più compilata nel modo più semplice: elencando tutte le attività che vengono in mente in ordine sparso. È invece necessario esaminare ogni attività e riordinarla in base a una scala di priorità, per dedicarti prima a quella più stringente o urgente e poi via via alle attività che sono per te meno prioritarie.

«Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente raramente è importante» recita una citazione attribuita al 34° presidente americano, Dwight D. Eisenhower, che evidenzia l’importanza di saper distinguere fra questioni urgenti e questioni importanti per assegnare la giusta priorità alle nostre attività quotidiane.

Dopo aver definito i tuoi obiettivi, potrai assegnare il giusto livello di priorità alle attività presenti nella to-do list grazie alla Matrice di Eisenhower.

La matrice non è altro che uno schema basato su quattro valori, in cui le attività vengono suddivise in gruppi a seconda della loro posizione rispetto agli assi dell’importanza e dell’urgenza:

- importante e urgente: sono le cose da fare subito e in prima persona;

- importante e non urgente (tempo da passare con le persone che ami, formazione e crescita personale, fare ginnastica, programmare strategie di lungo periodo), le tue giornate dovrebbero essere ricche soprattutto di queste attività, programmate con cura e da svolgere personalmente;

- non importante e urgente: sono le attività da delegare il più possibile;

- non importante e non urgente: cose a cui dedicarti raramente e a piccole dosi, solo quando hai completato tutte le attività importanti.

Una volta suddivise tutte le attività della tua lista, comincia a svolgerle in ordine, dalle importanti e urgenti a scendere. Questo ti aiuterà a migliorare la tua produttività eliminando l’ansia.

Per applicare questa tecnica avrai bisogno di un pezzo di carta diviso in quattro quadranti determinati dagli assi ‘importante’ e ‘urgente’ (come riportato nell’immagine).

Fa per te se: sei spesso vittima del richiamo dell’urgenza, e hai difficoltà a stabilire delle chiare priorità nelle tue giornate.

3) Timeboxing

Quest’ultima è una tecnica che suggerisce di dividere le tue giornate in blocchi di tempo, in cui ogni timebox rappresenta un periodo prefissato per il raggiungimento di un obiettivo.

In questo modo stabilirai un preciso orario d’inizio e di fine per ciascun compito. Questa tecnica ti aiuta a darti dei limiti precisi e a non andare avanti ad oltranza: il concetto è lavorare solo fino a quando non finisce il tempo che hai deciso di dedicare a quella determinata attività. I limiti infatti aiutano a focalizzarti meglio e ti portano a essere più produttivo.

Con questo sistema ti troverai ogni giorno ad affrontare le cose da fare con un sistema ben organizzato e immediato da leggere, oltre che efficiente.

Strumenti indispensabili: un’agenda e delle penne colorate per assegnare un colore a ogni tipo di attività da inserire.

Fa per te se: sei una persona organizzata, che lavora meglio in termini di progetti che di liste di attività.

Hai mai utilizzato una di queste tecniche per migliorare la gestione del tuo tempo?