Blog

Tutte le PMI o i team hanno bisogno di organizzare meeting aziendali. Questi sono utili per fare il punto della situazione, parlare di eventuali problematiche, esporre un nuovo progetto o modificare piani d’azione già stabiliti.

I vantaggi che può portare un meeting ben strutturato sono notevoli: una riunione focalizzata, breve e dinamica, genera soddisfazione e gratificazione nei partecipanti, aumentando la possibilità di far emergere soluzioni creative.

Purtroppo, però, se non ben organizzate, queste possono anche comportare una perdita di tempo. Per questo è importantissimo progettarle al meglio, in modo da ottimizzare i tempi e raggiungere gli obiettivi in modo efficiente.

Come organizzare una riunione

Per ottimizzare le riunioni aziendali è innanzitutto necessario valutarne l’effettiva utilità, in quanto talvolta vengono fissate periodicamente, anche se non sempre sono indispensabili.

Prima di iniziare, bisogna definire alcuni punti.

Quando svolgere la riunione

Occorre valutare in quale momento della settimana e della giornata programmare la riunione, considerando le variabili che potrebbero influire sulla produttività e la puntualità dei partecipanti.

Definire un ordine del giorno

Scegliere l’ordine del giorno aiuta ad ottimizzare le riunioni di lavoro, permettendo ai partecipanti di avere un’idea precisa in merito agli argomenti trattati. Sarebbe meglio includere pochi argomenti su cui concentrarsi, da trattare però in modo esaustivo.

Scegliere con attenzione i partecipanti

È di fondamentale importanza decidere in anticipo chi dovrà prendere parte alla riunione.

Per non rischiare di perdere il controllo o l’efficacia, alle riunioni dovrebbero partecipare solo le persone coinvolte nelle aree di discussione, per offrire un apporto concreto.

Tipologie di riunioni

Per organizzare al meglio e ottimizzare i meeting aziendali, bisogna anche considerare di che tipo di riunione si tratta.

Ne esistono infatti diverse tipologie:

• meeting decisionale: il fine è quello di prendere decisioni e validare proposte
• meeting di coordinamento: utilizzato per funzionalità di organizzazione
• meeting analitico: finalizzato all’analisi di eventuali problemi, durante la riunione si ricercano cause e soluzioni
• meeting formativo: durante questa tipologia di riunione un formatore fornisce nozioni e informazioni utili
• meeting motivazionale: similmente ad un team building, motiva i partecipanti e rafforza lo spirito di squadra

Come condurre una riunione

Ecco alcuni consigli per gestire ed ottimizzare i meeting di lavoro, anche quelli da remoto:

Individua un moderatore

Soprattutto nel caso in cui ci sia un alto numero di partecipanti, potrebbe rivelarsi utile scegliere un moderatore, che coordini la riunione, tenga sotto controllo i tempi e definisca la successione degli argomenti.

Rispettare tempi e modalità

La regola fondamentale per una riunione di successo è quella di rispettare la programmazione.

Inizia all’ora prevista, rispetta l’ordine del giorno e i limiti di tempo: questi sono i principali elementi che determinano l’efficacia di un meeting.

Obiettivi e follow up

Affinché la riunione predisponga le basi per ottenere delle azioni concrete, è molto importante specificare i punti chiave durante la riunione, come prossime azioni, chi le attuerà e i termini di scadenza.

È importantissimo anche predisporre un follow up, creando un riepilogo dei punti definiti in riunione ed evidenziando le modalità e i responsabili operativi di ciascuna azione.

E le riunioni da remoto?

Negli ultimi anni il concetto di riunione è decisamente cambiato. Le imprese si sono reinventate in modalità smart, trasformando le riunioni aziendali in call.

Anche durante le riunioni online le regole sono le stesse che valgono per le riunioni in presenza.

In aggiunta, occorrerà dotarsi di strumenti tecnologici adatti, dettaglio che può sembrare scontato ma che in realtà non lo è: una connessione scarsa, un computer lento, un microfono o una webcam non funzionanti potrebbero infatti compromettere l’efficienza del meeting.