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Lo smart working è ormai diventata una realtà quotidiana per milioni di lavoratori in tutto il mondo, così come lo sono diventati i meeting online.

Per questo è importante organizzare una perfetta riunione da remoto. Segui questi suggerimenti per ottimizzare i tempi, ridurre le distanze e soprattutto rendere più efficace il lavoro del team in smart working.

Organizzare una perfetta riunione da remoto: ecco come fare

Dotarsi della giusta tecnologia

Se prima della pandemia era preferito di gran lunga il face to face quando possibile, le conseguenti circostanze hanno permesso di sperimentare nuove piattaforme digitali e di incontrarsi in maniera sempre più interattiva. La tecnologia ha quindi permesso di lavorare da remoto in modo altrettanto efficiente.

Organizzare un meeting online non è però facile come sembra. Innanzitutto, è fondamentale acquistare i giusti device e la tecnologia che si adatta meglio alle esigenze del team.

Il mercato offre un'ampia selezione di piattaforme audio e video tra le quali poter scegliere per avere una videoconferenza di alta qualità, in cui tutti i partecipanti possano interagire e dare il proprio contributo.

Alla base di tutte le riunioni online di successo c’è anche la necessità di dotarsi di un’ottima connessione internet, resistente a qualunque imprevisto.

Anticipa i punti chiave della riunione

A meno che non si tratti di una comunicazione a sorpresa, per organizzare una perfetta riunione da remoto è importante che tutti siano informati su cosa verterà l’incontro.

Conoscere l’rodine del giorno e i punti chiave che verranno analizzati consentirà infatti a ciascun membro del team di avere una partecipazione proattiva e poter fare le giuste domande.

A differenza dei luoghi di lavoro fisici, infatti, una volta terminata la riunione online, ognuno rimane con i propri dubbi, le domande che avrebbe voluto porre e le obiezioni che non ha potuto fare.

Rispetta i tempi e modi

Lo smart working è costituito per la maggior parte da riunioni da remoto. Se lavorare a distanza è quindi diventato parte integrante della strategia aziendale, saper organizzare una perfetta riunione da remoto è diventato fondamentale.

Stabilisci e rispetta i tempi: inizia all'ora prestabilita, non perdere troppo tempo in chiacchiere, segui l'ordine del giorno, adottando anche un dress code che sia in linea con la formalità del momento.

Non interrompere gli altri mentre parlano, dai a tutti la possibilità di intervenire, non abbandonare frequentemente la postazione sono tutti comportamenti che rientrano nella corretta netiquette da adottare durante qualsiasi tipo di riunione, sia online che offline.

Scegli bene i partecipanti

Perché l'incontro sia efficace, occorre che partecipino solo le persone che rivestono un ruolo attinente con l'argomento trattato in riunione, e che non siano in troppi. Questo è utile per ottimizzare l’incontro ed evitare un numero elevato di interruzioni o perdite di tempo.

Predisponi una fase di follow up

Pianifica, fai, misura, migliora: segui il Metodo PDCA (Plan, do, check, act).

Una delle fasi spesso sottovalutate è quella del follow up, un passaggio che permette che quanto pianificato in riunione si trasformi poi in azioni concrete e che il confronto si spinga verso un miglioramento costante.

Crea un sunto della riunione, evidenzia sia i punti chiave che le azioni da implementare ed infine raccogli i feedback.

Definire un sum-up chiaro e preciso serve, infatti, a verificare che lo scopo del meeting sia stato raggiunto e permette di ottenere migliori risultati in fase operativa.

E tu, che pratiche adotti per organizzare delle perfette riunioni da remoto?