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In questi ultimi anni, complice anche l’aumento dello smart working, il termine videocall è ormai entrato nel linguaggio comune.

Il punto, però, valido soprattutto per freelance e smartworker, è quello di non apparire affatto professionali durante una riunione online: questo può avere dei risvolti piuttosto negativi. Per un libero professionista, ad esempio, potrebbe significare il non ottenere l’ingaggio.

Ecco, quindi, alcuni suggerimenti da memorizzare per apparire perfetto in qualsiasi video call di lavoro.

Come apparire professionali in videocall

Definisci lo spazio

A meno che non si tratti di una riunione urgente, hai tutto il tempo per preparare il set. Nel caso in cui non lavorassi da un coworking, ambiente già attrezzato per svolgere degli incontri professionali (fisici o online), dovrai allestire un ambiente idoneo. Questo comporta:

• La presenza di uno sfondo neutro (reale o artificiale). Se non hai a disposizione una parete neutra, usa uno sfondo artificiale sobrio, applicabile dal programma stesso
• Abbigliamento adeguato. Per fare un’ottima impressione, non indossare abiti trasandati o magliette con scritte improbabili, a meno che non promuovano la tua attività e la tua brand identity
• L’eliminazione di rumori di sottofondo. Se ti colleghi con il telefono, usa gli auricolari, mentre se lavori con il computer, oltre cuffie, se possibile, utilizza un microfono professionale che riduca il rumore circostante
• Una buona illuminazione. Posiziona le fonti luminose in maniera corretta per evitare di stare in penombra o avere spiacevoli effetti di luce/ombra che potrebbero infastidire o distrarre i tuoi interlocutori.

Fai dei test preliminari

Dedicati alla tua riunione circa 10 minuti prima dell’orario di inizio, sia che tu sia l’organizzatore, che un semplice partecipante. Per apparire professionale e dare un’immagine affidabile di te e del tuo lavoro, conviene infatti fare un check preliminare che possa evitare spiacevoli inconvenienti.

Verifica quindi:

• La connessione di rete. Una connessione stabile ha i seguenti parametri (Upload maggiore di 1Mbps e un Download maggiore di 8Mbps)
• Il cavo di alimentazione e la durata della batteria del dispositivo
• L’inquadratura e l’audio
• La presenza o meno di eventuali aggiornamenti che possano spegnere improvvisamente il computer.

Se sei un partecipante, una volta effettuati questi controlli, clicca sul link e attendi di essere ammesso alla riunione.

Nel caso in cui tu sia l’organizzatore, quando programmi la videocall, insieme al link d’invito invia in un’unica mail:

• Ordine del giorno
• Elenco di argomenti
• Eventuali documenti che verranno discussi.

Questo ti permette di preparare in anticipo i partecipanti per la tua video call.

Definisci gli interventi

Dopo aver messo a punto il set, la connessione e gli aspetti tecnici, una volta iniziata la riunione dovrai parlare. Quando toccherà a te, fai interventi brevi e semplici, per evitare qualsiasi rischio di distrazione.

Inoltre, quando concludi, ricorda di disattivare il microfono. Si tratta di un’azione molto importante per ridurre a zero il rumore di sottofondo ed evitare momenti di imbarazzo in caso di commenti poco piacevoli sull’intervento di qualcun altro.

Se si tratta di un primo incontro con un possibile cliente, prepara un breve pitch per presentarti in modo chiaro ed accattivante.

Quali strategie applichi per apparire professionale durante una videocall di lavoro?