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La pandemia e le nuove varianti hanno accelerato l’introduzione e l’utilizzo massivo del telelavoro e dello smart working, obbligando tantissime aziende a prendere provvedimenti ed entrare nel mondo del lavoro da remoto.

Se da una parte non tutte le aziende possono permettersi di lavorare in smart working, quelle che lo hanno implementato hanno ottenuto molti benefici sia a loro stesse che ai dipendenti.

Questa modalità di lavoro è considerata anche un ottimo strumento per ridurre gli spostamenti e, di conseguenza, l’inquinamento.

Come attivare lo smart working in azienda

Per avviare correttamente un programma di smart working, innanzitutto dovrete assicurarvi che i dipendenti siano muniti della strumentazione adeguata e creare le condizioni adatte al lavoro agile.

Ecco alcuni strumenti utili.

Dispositivi 

I dipendenti necessitano di dispositivi adeguati che supportino i software richiesti per lavorare e che non siano compromessi da virus informatici, che possono causare danni anche all’azienda.

L’ideale, quindi, è che siano equipaggiati con una strumentazione diversa da quella che utilizzano per le attività private.

Gestionali

Per continuare a svolgere le loro mansioni senza problemi, i dipendenti avranno bisogno di tutta la tecnologia di cui dispongono solitamente in ufficio. Dovranno quindi avere accesso a software gestionali, CRM, piattaforme ed a tutti gli applicativi aziendali in cloud che consentono di condividere dati e documenti importanti.

Possono tornare utili anche programmi di project management come Asana e Trello. Si tratta di software in cloud grazie ai quali i dipendenti potranno collaborare in tempo reale ai loro progetti, rendendo i processi lavorativi a distanza fluidi quanto quelli di persona.

Strumenti di comunicazione

Per preservare la qualità del lavoro i colleghi dovranno poter comunicare agilmente tra loro nonostante la distanza. Fortunatamente esiste un gran numero di applicazioni per gestire non solo chat e chiamate, ma anche videoconferenze, streaming e webinar.

I software più utilizzati sono Microsoft Teams, Skype, Zoom, Google Meet, Slack, GoToMeeting e tanti altri.

Sistemi di timbratura virtuale

Chi lavora in modalità smart working corre il rischio di veder svanire la separazione tra il tempo dedicato al lavoro e quello dedicato alla vita privata.

Oltre a questo, uno degli strumenti ormai indispensabili per il lavoro a distanza è un software di rilevazione presenze che supporti la timbratura virtuale, utile per esempio il calcolo degli straordinari o l’allocazione delle commesse.

Attraverso la gestione tramite smartphone e computer, il tempo dedicato al lavoro continuerà a essere ben tracciato, rispettando anche normativa europea sul controllo orario e il diritto alla disconnessione.

Sicurezza informatica

Per ogni azienda ed ente pubblico, sia in modalità di lavoro classica sia in modalità smart, la sicurezza informatica è di fondamentale importanza.

In qualsiasi caso, l’azienda e il dipendente devono agire seguendo alcune regole di base della cybersecurity:

• Password univoche e sicure per ogni account
• Antivirus e firewall attivi su ogni dispositivo
• Procedure di Data Loss Prevention, che stabiliscono responsabili e procedure per la sicurezza dei dati aziendali
• Attivazione di una VPN, sistema in grado di crittografare la rete di comunicazione tra noi e il server rendendoci invisibili a terze parti.

Questo, ovviamente, è solo l’inizio. Spetta alle Risorse Umane e al Management innescare il giusto cambiamento in azienda che permetta di trarre tutti i vantaggi di questa nuova modalità di lavoro.

E tu, hai già avviato un programma di smart working in azienda?